Dokumenty, przechowywane w przedsiębiorstwie, mają różny okres przydatności. Niezależnie od tego, jakie jest przeznaczenie danych akt, w pewnym momencie będziemy musieli zadbać o ich zutylizowanie. Mamy wtedy do dyspozycji dwa rozwiązania. O czym należy pamiętać, decydując się na każde z nich?
Dokumenty, przechowywane w przedsiębiorstwie, mają różny okres przydatności. Niezależnie od tego, jakie jest przeznaczenie danych akt, w pewnym momencie będziemy musieli zadbać o ich zutylizowanie. W zakresie niszczenia dokumentów mamy wówczas do dyspozycji dwa rozwiązania. O czym należy pamiętać, decydując się na każde z nich?
Niszczenie dokumentów w siedzibie firmy
Gdy myśli się o przetwarzaniu danych osobowych, przeważnie myśli się o wykorzystywaniu informacji do bieżących procesów. Aby sprawnie realizować procesy, firma musi udostępniać niektóre informacje (oczywiście jedynie upoważnionym osobom). RODO, a dokładnie art. 2 pkt. 4. określa, że przetwarzaniem danych to "operacje lub zestaw operacji, wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych, w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany". W świetle RODO niszczenie jest uznawane za przetwarzanie danych i nie ma znaczenia to, czy utylizacji będziemy dokonywać ręcznie (np. drąc kartki) czy raczej zdecydujemy się na wykorzystanie niszczarki biurowej. W każdej z tych sytuacji konieczne jest zadbanie o bezpieczeństwo, a więc zatroszczenie się o to, żeby:
- w pomieszczeniu, w którym niszczy się akta, nie były obecne przypadkowe osoby
To bolączka małych firm, które w swojej siedzibie przyjmują klientów. Żeby zniszczyć akta w niszczarce, trzeba je wyjąć z teczki lub z koszulki, a to oznacza, że ktoś może zobaczyć te informacje. Należy zrobić wszystko, żeby nie dopuścić do takiej sytuacji.
- ścinki zostały zabezpieczone przed kradzieżą
Na rynku znajdziemy urządzenia, które różnią się szerokością generowanych ścinków. Niektóre z nich tną kartkę na bardzo wąskie paski papieru. Nawet w takich sytuacjach warto zastanowić się nad tym, gdzie wyrzucić produkt utylizacji. Nadal jednak nie da się w pełni wykluczyć ryzyka, że ktoś zyska dostęp do naszych śmieci
- cały proces był uporządkowany
Niestety niszczenie znacznych zbiorów akt z pomocą niszczarki, nierzadko jest przyczyną sporego chaosu w firmie. Jest on oczywiście tym bardziej dotkliwy, im mniejsze jest biuro. W takim nieporządku łatwo przeoczyć jakiś dokument lub go zagubić, a to oczywiście sprzyja wyciekowi danych.
Zadbanie o wszystkie powyższe kwestie to dla wielu firm duży problem. Czasem przerasta je organizacja zadań, innym razem po prostu poziom bezpieczeństwa takiego niszczenia "na miejscu" nie jest dla nich satysfakcjonujący. Nierzadko bodźcem do skorzystania z pomocy z zewnątrz są kwestie zupełnie niezależne od firmy, a więc np. konstrukcja obiektu, która uniemożliwia wydzielenie komfortowego miejsca dla osoby niszczącej akta.
Jak wygląda utylizacja przeprowadzania przez profesjonalistów?
Wszystkie powyższe problemy przestają mieć znaczenie, jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się powierzyć zadanie niszczenia akt specjalnej firmie. Taki proces przebiega w bardzo prosty sposób. Na początku klient kontaktuje się z usługodawcą i ustala, kiedy taka usługa miałaby zostać wykonana. W wyznaczonym terminie do biura przyjeżdża ekipa, która umieszcza dokumentacje w kontenerach, a następnie całość przenosi do specjalnego pojazdu. Kolejny krok to przewiezienie akt do obiektu, wyposażonego w instalację niszczącą. Takie miejsca wyposażone są w nowoczesne zabezpieczenia, dzięki czemu do wnętrza nie mają dostępu osoby nieupoważnione. Podczas wykonywania utylizacji akt, przestrzegane są wszystkie najważniejsze procedury bezpieczeństwa. Niektóre firmy dają swoim klientom możliwość obserwacji utylizacji - wtedy w procesie obecny jest przedstawiciel wybrany przez klienta.
Profesjonalny proces utylizacji to usługa, która potwierdzona jest w oficjalny sposób. Klient otrzymuje oficjalne pismo na samym początku, przy odbiorze pojemników z dokumentami. Kolejne potwierdzenie generowane jest po wykonanej usłudze - np. firma Rhenus przesyła je mailowo. W efekcie klient dostaje oficjalny dowód na to, że jego akta zostały zniszczone w bezpiecznych warunkach, zgodnych z wymaganiami, zawartymi w RODO oraz w krajowych przepisach.
