ClickUp pozwala na dokładne odwzorowanie procesów zespołowych dzięki elastycznemu systemowi statusów i automatyzacji. Odpowiednio skonfigurowane workflow sprawia, że zadania przesuwają się płynnie przez etapy, a zespół wie, co robić i co dzieje się dalej. W tym artykule wyjaśniamy, jak zaprojektować skuteczne workflow w ClickUp.

Czym jest workflow w ClickUp?

Workflow to sekwencja statusów, przez które przechodzi zadanie w trakcie realizacji. ClickUp umożliwia tworzenie własnych statusów dla każdej Listy, Folderu lub Space'a.

Przykładowy workflow:

• Do zrobienia (To Do)
• W trakcie (In Progress)
• Do sprawdzenia (Review)
• Gotowe (Done)

Każdy status może mieć kolor (np. czerwony dla krytycznych, zielony dla ukończonych) i może być przypisany do typu (np. Open, In Progress, Closed).

Rodzaje statusów: Simple vs. Custom

ClickUp oferuje dwa tryby statusów:

• Simple – tylko trzy stany: To Do, In Progress, Done. Dobre na początek lub do prostych projektów.
• Custom – możliwość stworzenia dowolnej liczby statusów dopasowanych do procesu (np. "Zatwierdzenie przez klienta", "Wycena", "W realizacji", "Testy").

Dobrą praktyką jest unikanie zbyt dużej liczby statusów, by nie komplikować przeglądania i filtrowania.

Przypisanie workflow do struktur

Możesz przypisać osobne zestawy statusów do:

• Konkretnej Listy (np. "Rekrutacja")
• Całego Folderu (np. "Onboarding")
• Całego Space'a (np. "IT")

Dzięki temu każdy dział może pracować wg. swojego schematu.

Automatyzacje wspierające workflow

ClickUp umożliwia tworzenie automatyzacji (Automation), np.:

• Po zmianie statusu na "Do sprawdzenia" → przypisz zadanie do lidera zespołu
• Po ukończeniu zadania → oznacz je jako zarchiwizowane
• Gdy minie termin → zmień status na "Zaległe"

Automatyzacje oszczędzają czas i ograniczają liczbę błędów.

Statusy a raportowanie i przejrzystość

Używanie spójnych statusów ułatwia:

• Filtrowanie zadań wg etapu
• Tworzenie raportów (ile zadań jest "W realizacji", ile "Gotowe")
• Monitorowanie zaległości i blokad

Możesz tworzyć dashboardy pokazujące liczbę zadań w poszczególnych statusach, co pomaga liderom w podejmowaniu decyzji.

Dobre praktyki projektowania workflow

• Projektuj workflow z zespołem – nie narzucaj go jednostronnie
• Ograniczaj liczbę statusów do tych, które mają realne znaczenie
• Ustal jasne definicje dla każdego statusu (np. "Review" = zadanie gotowe do oceny przez lidera)
• Testuj i modyfikuj – workflow może ewoluować

Podsumowanie

Workflow to serce pracy w ClickUp. Odpowiednio zaprojektowane statusy i automatyzacje pozwalają na płynne zarządzanie zadaniami, eliminację wąskich gardeł i zwiększenie przejrzystości.

Jeśli masz trudności z ClickUp, polecamy szkolenia ClickUP.