Liczba przedsiębiorstw szczególnie mikrofirm systematycznie rośnie. Dane wskazują, że tylko w 2018 roku zarejestrowało się 393 nowych przedsiębiorców. Wszystkie nowe i te działające na rynku firmy zobowiązane są do prowadzenia księgowości. Większość MŚP decyduje się prowadzić ją samodzielnie z pomocą programów online. Tych nie brakuje na rynku. Jak one działają? Jakie są zalety internetowych programów do księgowości? Który wybrać?
Rodzaje programów księgowych dla MŚP
Właściciele małych i średnich przedsiębiorstw mogą wybierać pomiędzy dwoma typami programów. Pierwszy z nich jest znany już od wielu lat i dziś uważany za archaiczny. Tego typu programy do księgowości instaluje się na komputerze w formie aplikacji. Działają one tylko na tym PC, na którym są zainstalowane. Nowocześniejsze programy do fakturowania to te webowe, czyli działające w architekturze chmury. Ich przykładem są np. aplikacje online działające w systemie SaaS. Dziś są one zdecydowanie najlepszym narzędziem dla mikroprzedsiębiorców. Przemawia za tym:
- łatwy i szybki dostęp z dowolnego urządzenia,
- niezawodność i szybkość działania,
- bezpieczeństwo danych.
W praktyce oznacza to, że aplikacji można korzystać zawsze i wszędzie – niezależnie od czasu, lokalizacji, a także urządzenia. Do programu zalogować można się ze smartfona, tabletu, komputera – o ile mają one dostęp do Internetu. Gwarantują one więc szybki i nieograniczony dostęp do danych, a także bezpieczeństwo.
Program do księgowości w chmurze – jaki wybrać?
Księgowość można prowadzić z pomocą różnych programów działających w chmurze. Różnią się one od siebie funkcjonalnościami. MŚP powinny przede wszystkim dobierać aplikacje tak, aby spełniały ich potrzeby. Nie ma sensu inwestować programy posiadających rozbudowane funkcje, z których nigdy się nie skorzysta. Koniecznie trzeba także zwrócić uwagę na łatwość obsługi aplikacji, funkcje pozwalające na wykonywanie najważniejszych operacji księgowych i finansowych, niezawodność, bezpieczeństwo, dostosowanie do najnowszych przepisów prawa. Podsumowując, w systemie do księgowości online ważna jest możliwość:
- prowadzenia uproszczonej księgowości,
- obsługi magazynu, CRM, kadr i płac,
- generowania i wysyłania deklaracji oraz plików PK_VAT, JPK_FA i JPK_MAG na potrzeby kontroli skarbowej,
- czytelność interfejsu programu,
- wsparcie techniczne i specjalistyczne oferowane przez aplikacje,
- możliwość wypróbowania programu w wersji darmowej (przez określony czas),
- cena miesięcznego abonamentu,
- zastosowane zabezpieczenia do ochrony danych przechowywanych w aplikacji.
Mikroprzedsiębiorca powinien pamiętać, że program do księgowości powinien umożliwić wykonywanie wszystkich obowiązków związanych z wystawieniem dokumentów finansowych i prowadzeniem spraw księgowych. Korzystając z niego, można zrezygnować ze współpracy z kancelarią rachunkową lub biurem księgowym. Program do wystawiania faktur stanowi więc ważne narzędzie pracy i do jego wyboru trzeba podejść poważnie i przeanalizować wszystkie wady i zalety aplikacji.
Mobilny program do wystawiania faktur - wfirma.pl
